Die Praxis geht nicht ans Telefon.
Das ist kein Zufall.

Warum in der Praxis niemand abnimmt

Nicht weil dich niemand behandeln will. Sondern weil das Telefon nur zu bestimmten Zeiten überhaupt besetzt ist, und dann von einer Person bedient wird, die gleichzeitig noch drei andere Dinge macht.

• 1Telefonische Sprechzeiten sind oft nur zwei bis drei Stunden am Tag. Sie sind nicht dasselbe wie die Öffnungszeiten und stehen nicht immer auf der Website.
• 2Am Empfang sitzt eine Person, die Patienten anmeldet, Rezepte ausgibt und das Telefon bedient. Wer vor ihr steht, hat Vorrang.
• 3Montagmorgen ist die Spitze. Alles, was sich am Wochenende aufgestaut hat, ruft gleichzeitig an.
• 4Der Quartalsanfang im Januar, April, Juli und Oktober bringt zusätzlich alle, die ihre Karte neu einlesen lassen.
• 5Mittwoch- und Freitagnachmittag sind in vielen Praxen zu, ohne dass das irgendwo groß angeschrieben steht.

Keiner dieser Punkte hat mit dir zu tun. Du landest in einem Engpass, der jeden Tag zur selben Zeit entsteht.

Die Zeiten, zu denen tatsächlich jemand rangeht

Die besten Zeiten für einen Anruf in einer Arztpraxis liegen im späteren Vormittag, etwa zwischen zehn und halb zwölf, und in der letzten halben Stunde der telefonischen Sprechzeit. Die erste halbe Stunde nach Öffnung ist die schlechteste, weil dann alle gleichzeitig anrufen, die auf die Öffnung gewartet haben. Dienstag bis Donnerstag ist ruhiger als Montag und Freitag. Die erste Woche eines neuen Quartals würde ich überspringen, wenn es nicht dringend ist. Wenn du die telefonischen Sprechzeiten nicht kennst: Sie stehen meist auf der Praxis-Website, und der Anrufbeantworter sagt sie dir auch dann, wenn niemand abnimmt.

Und falls es trotzdem nicht klappt: Zwei oder drei Versuche an verschiedenen Tagen sind völlig normal. Das ist kein Zeichen dafür, dass du es falsch machst.

Du musst das Wählen aber nicht selbst übernehmen. Ich hänge in der Leitung, du bekommst den Termin.

Was ohne Anruf geht

Mehr als die meisten denken. Viele Praxen haben Wege, die kein Gespräch brauchen, bewerben sie aber kaum.

• Online-Terminbuchung auf der Praxis-Website, oft unter „Termine" oder „Kontakt" versteckt.
• Kontaktformular oder E-Mail. Für einen Terminwunsch reicht das. Für Befunde nicht, die schickt dir die Praxis aus Datenschutzgründen meist nicht per Mail.
• Fax. Klingt aus der Zeit gefallen, wird in Praxen aber täglich benutzt und oft zuverlässiger gelesen als E-Mail.
• Persönlich vorbeigehen zur Sprechzeit. Am Tresen wird selten jemand weggeschickt, und du bist die Person, die Vorrang hat.
• Die Arztsuche des Bundesgesundheitsministeriums zeigt Praxen im Umkreis mit Fachrichtung und Kontaktdaten: gesund.bund.de

Wenn nur der Anrufbeantworter läuft

Dann sprich drauf. Viele Praxen hören die Nachrichten am Ende der Sprechzeit ab und rufen zurück, aber nur wenn klar ist, wen sie zurückrufen sollen und warum.

Die Nummer zweimal zu sagen ist der wichtigste Teil. Daran scheitern die meisten Rückrufe, nicht am Anliegen.

Wenn du nicht weißt, wie du dein Anliegen in einem Satz sagst: Dafür habe ich ein Anruf-Skript zum Mitlesen gebaut.

Wenn das Wählen selbst das Problem ist

Es gibt einen Unterschied zwischen „ich komme nicht durch" und „ich schaffe es nicht, es nochmal zu versuchen". Der zweite ist der häufigere, und über den redet niemand.

Nach dem vierten Besetztzeichen ist die Hürde nicht mehr die Leitung. Sie ist der Gedanke daran, wieder in der Warteschleife zu sitzen und dann doch reden zu müssen. Warum das so ist, steht in meinem Artikel über Telefonangst und darin, was im Körper passiert, bevor du wählst.